Ngày 3/5 vừa qua, Sáng Tạo Việt Media đã tổ chức sự kiện khởi công dự án Chung cư Tây Đô Central Park tại huyện Châu Thành A, tỉnh Hậu Giang. Thế mạnh của chúng tôi trong công tác tổ chức sự kiện gồm: Xây dựng kịch bản chương trình; thiết kế layout, visual, concerp chương trình; truyền thông media sự kiện; Leader sự kiện; cung cấp MC và nhân sự PGs…
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện Cần Thơ
Công ty Sáng Tạo Việt Media tổ chức sự kiện Khởi công Chung cư Tây Đô Central Park
Chung cư Tây Đô Central Park là dự án tiếp nối sự thành công của dự án Chung cư thương mại Tây Đô Plaza – chủ đầu tư Sakura. Với quy mô 4.492m2, gồm 25 tầng nổi và 2 tầng hầm, 608 căn hộ, 15 căn shophouse, thời gian hoàn thiện 36 tháng, tổ chức sự kiện khởi công dự án Tây Đô Central Park đã thu hút đông đảo sự chú ý và tham dự của lãnh đạo chính quyền địa phương, đơn vị tổng thầu xây dựng, đơn vị phát triển dự án, các đối tác ngành xây dựng và đơn vị phân phối…
Dự án Chung cư Tây Đô Central Park sở hữu vị trí hai mặt tiền QL1A và tỉnh lộ 925, tiếp giáp Quốc lộ 1A, bệnh viện số 10, Công viên giải trí Kittyd & Minnied – Đại học Võ Trường Toản, và liền kề thị trấn Cái Tắc
Để tổ chức sự kiện khởi công thành công dự án Chung cư Tây Đô Central Park, Công ty Sáng Tạo Việt Media đã thực hiện một quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết:
Bàn bạc thống nhất với chủ đầu tư: Là một chủ đầu tư lớn tại Hậu Giang nên khách hàng đòi hỏi cao và chỉn chu, bên cạnh đó là tiến độ triển khai các hạng mục công việc phải dứt khoát và nhanh chóng, kể cả ngày cuối tuần và lễ, các đơn vị liên quan vẫn phải theo dõi và triển khai các công việc gấp rút để chuẩn bị cho sự kiện diễn ra. Do đó thỏa thuận rõ ràng và thu thập đầy đủ yêu cầu của chủ đầu tư đã giúp cho đội ngũ sự chuẩn bị chu đáo nhất.
Khảo sát địa điểm: Khảo sát khu vực diễn ra sự kiện để đánh giá các yếu tố về không gian, giao thông và tiện ích xung quanh. Mục tiêu là chọn được một địa điểm phù hợp với quy mô và tầm quan trọng của sự kiện. Tuy nhiên chúng tôi cũng phải dự phòng phương án khách hàng sẽ thay đổi địa điểm tổ chức nhằm phù hợp với vị trí, hướng phong thủy của công trình.
Bố trí không gian: Sau khi khảo sát, đội ngũ sẽ lên kế hoạch bố trí không gian một cách hợp lý, đảm bảo đủ diện tích cho các khu vực như: Khu vực dựng rạp, sân khấu chính, khu vực tiếp đón khách mời, khu vực trưng bày thông tin dự án và các tiện ích phụ trợ khác. Các lối đi, khu vực đỗ xe và tiện nghi cho khách mời cũng được sắp xếp một cách thuận tiện và khoa học.
Lên kế hoạch bố trí không gian một cách hợp lý, đảm bảo đủ diện tích cho các khu vực
Thiết kế ấn phẩm sự kiện: Công tác trang trí được thực hiện theo chủ đề và màu sắc phù hợp với chủ đề và tính chất sự kiện. Từ cổng chào, backdrop, màn hình led, đến các vật dụng trang trí nhỏ nhất đều được thiết kế tỉ mỉ để tạo nên một không gian sự kiện trang trọng và ấn tượng.
Nhân sự điều phối sự kiện: Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện khởi công được Sáng Tạo Việt Media phân công cụ thể và rõ ràng. Mỗi nhân viên đảm nhiệm một nhiệm vụ cụ thể như kỹ thuật, lễ tân, hậu cần, MC và điều phối sự kiện. Điều này giúp đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả. Trước khi sự kiện diễn ra, toàn bộ đội ngũ nhân sự sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để đảm bảo sự chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ trong suốt quá trình sự kiện. Trong quá trình tổ chức chương trình luôn bám sát, theo dõi tiến trình và linh hoạt ứng biến.
Đội ngũ nhân sự được Sáng Tạo Việt Media phân công cụ thể và rõ ràng
Kịch bản sự kiện chi tiết: Kịch bản tổ chức sự kiện khởi công được lên kế hoạch tỉ mỉ, bao gồm các phần như lễ khởi công, bài phát biểu của các lãnh đạo, phần trình diễn nghệ thuật, và các hoạt động giao lưu. Kịch bản được Sáng Tạo Việt Media trao đổi kỹ lưỡng cùng đơn vị chủ đầu tư, nhằm thống nhất về tiến trình sự kiện, nội dung chương trình cũng như các phần khác của Lễ khởi công.
Đội ngũ quay, chụp sự kiện: Đội ngũ media chuyên nghiệp của Sáng Tạo Việt Media lên kế hoạch về nội dung hình ảnh, đường hình video để luôn đảm bảo đầy đủ các góc ảnh, những nội dung quan trọng trong suốt quá trình sự kiện. Sáng Tạo Việt Media sử dụng thiết bị chụp ảnh, quay phim hiện đại nhằm đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt nhất.
Bên cạnh đó là các cảnh quay flycam dự án nhằm cập nhật những hình ảnh mới và đẹp nhất về dự án trong clip TVC trình chiếu.
Đội ngũ media chuyên nghiệp của Sáng Tạo Việt Media lên kế hoạch về nội dung hình ảnh, đường hình video
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng trọn gói từ A – Z
Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Lễ khởi công
Tổ chức sự kiện khởi công không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn yêu cầu khả năng quản lý chi tiết và phối hợp tốt giữa các bên liên quan. Dưới đây là một số điều cần lưu ý để đảm bảo tổ chức sự kiện khởi công diễn ra thành công.
Lập kế hoạch chi tiết
Trước khi sự kiện diễn ra, việc lập kế hoạch chi tiết là vô cùng quan trọng. Bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu của sự kiện, đối tượng tham gia, và ngân sách. Mỗi bước chuẩn bị nên được ghi chú cụ thể để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Xác định mục tiêu sự kiện và đối tượng tham gia
Mục tiêu của tổ chức sự kiện khởi công không chỉ là giới thiệu dự án mới, thu hút sự quan tâm của công chúng và các nhà đầu tư, mà còn là uy tín của chủ đầu tư với chính quyền, đối tác, khẳng định năng lực thực thi của chủ đầu tư và đơn vị phát triển dự án.
Đối tượng tham dự sự kiện lễ khởi công, động thổ thường là các nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, và giới truyền thông. Việc hiểu rõ ai sẽ tham gia chương trình giúp bạn lên kế hoạch chi tiết hơn cho các phần trình bày và hoạt động trong sự kiện.
Việc hiểu rõ ai sẽ tham gia giúp bạn lên kế hoạch chi tiết hơn cho các phần trình bày và hoạt động trong sự kiện.
Ngân sách tổ chức sự kiện khởi công
Ngân sách cần được phân bổ hợp lý cho các hạng mục như: thi công nhà bạt, cổng hơi, sân khấu, in ấn, thiết bị âm thanh ánh sáng, band nhạc, nhân sự, quà tặng cho khách mời, tiệc và hậu cần, hoạt động quảng bá và các chi phí phát sinh khác. Một kế hoạch chi tiêu chi tiết giúp bạn kiểm soát được chi phí và tránh những phát sinh không mong muốn.
Khảo sát và đánh giá địa điểm tổ chức
Trước khi quyết định chọn địa điểm, cần khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng. Hãy xem xét các yếu tố như: Khả năng tiếp cận, bãi đỗ xe, sức chứa, và các tiện ích xung quanh. Một địa điểm thuận lợi sẽ giúp tạo ấn tượng tốt cho khách mời và góp phần vào sự thành công của sự kiện.
Ngân sách các hạng mục cần được lên kế hoạch chi tiết và kiểm soát cẩn thận
Lựa chọn phong cách trang trí sự kiện nhất quán
Chủ đề của lễ khởi công thường liên quan đến dự án mới và tương lai của dự án đó. Phong cách trang trí cần phải phù hợp với chủ đề và tạo cảm giác hào hứng, kỳ vọng về sự thành công của dự án. Hãy chọn những yếu tố trang trí thể hiện được quy mô và tầm vóc của dự án. Màu sắc cũng cần có sự đồng bộ, nhất quán để tăng sự nổi bật.
Truyền thông về sự kiện
Quảng bá sự kiện trước, trong và sau khi diễn ra là bước không thể thiếu để thu hút sự quan tâm của công chúng và các nhà đầu tư. Sử dụng các kênh truyền thông như báo chí, truyền hình, mạng xã hội, và email marketing để giới thiệu về sự kiện và dự án. Xây dựng một kế hoạch truyền thông chi tiết bao gồm: Thời gian, nội dung, và phương thức truyền thông. Hãy tạo ra các nội dung hấp dẫn và có giá trị, nhắm đúng vào đối tượng mục tiêu để đạt hiệu quả cao nhất.
Phong cách trang trí cần phải phù hợp với chủ đề và tạo cảm giác hào hứng, kỳ vọng về sự thành công của dự án
Nếu doanh nghiệp bạn cần các dịch vụ về tổ chức sự kiện, có thể liên hệ với Sáng Tạo Việt Media để được lên kế hoạch chi tiết, và setup sự kiện từ A – Z, đảm bảo mang đến một chương trình chỉn chu, chuyên nghiệp và phù hợp ngân sách của bạn.
