Gala dinner là một sự kiện đặc biệt, thường được tổ chức vào dịp cuối năm để tổng kết hoạt động và vinh danh những cá nhân, đội nhóm có thành tích xuất sắc. Sự kiện này không chỉ là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân đối với nhân viên mà còn là cơ hội để xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa các thành viên trong công ty. Tuy nhiên, chi phí tổ chức gala dinner là một yếu tố mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo ngân sách và hiệu quả cao nhất.
Chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner
Chi phí thuê địa điểm là một trong những yếu tố lớn nhất trong tổng chi phí tổ chức gala dinner. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời, và phong cách gala dinner mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại địa điểm khác nhau như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, hoặc các không gian ngoài trời.
Bạn có thể chọn nhà hàng và khách sạn, các nhà hàng hoặc khách sạn 4-5 sao thường có sẵn không gian tổ chức gala dinner chuyên nghiệp, trang thiết bị hiện đại, và dịch vụ trọn gói. Hoặc có thể chọn trung tâm hội nghị, đây là lựa chọn phù hợp cho các sự kiện có quy mô lớn với hàng trăm khách mời. Chi phí thuê trung tâm hội nghị thường tính theo diện tích và dịch vụ đi kèm, có thể từ 20 đến 100 triệu VNĐ cho một buổi tối.
Bên cạnh đó bạn có thể lựa chọn không gian ngoài trời. Tổ chức gala dinner ngoài trời tại các khu resort, bãi biển, hoặc sân vườn mang lại không gian thoáng đãng và mới lạ. Tuy nhiên, chi phí tổ chức gala dinner ngoài trời có thể cao hơn do yêu cầu về trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng, và quản lý rủi ro thời tiết.
=> Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện tại Cần Thơ: 7 điều cần lưu ý?
Chi phí dịch vụ ăn uống
Chi phí cho dịch vụ ăn uống chiếm một phần lớn trong tổng chi phí tổ chức gala dinner. Tùy thuộc vào thực đơn, phong cách ẩm thực, và dịch vụ phục vụ mà mức giá có thể thay đổi.
Có thể chọn thực đơn theo set menu, các set menu đã được thiết kế sẵn thường có giá từ 500.000 đến 1.500.000 VNĐ/người, tùy thuộc vào số lượng món ăn, loại món chính và chất lượng nguyên liệu. Các set menu này thường bao gồm món khai vị, món chính và món tráng miệng.
Hoặc sử dụng hình thức tiệc buffet, đối với những sự kiện muốn tạo không gian thoải mái, linh hoạt, tiệc buffet là một lựa chọn tuyệt vời. Chi phí tổ chức gala dinner với tiệc buffet thường dao động từ 500.000 đến 2.000.000 VNĐ/người, tùy thuộc vào số lượng món và phong cách ẩm thực.
Chi phí chương trình giải trí
Chương trình giải trí là phần quan trọng giúp tạo không khí sôi động và tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên tham gia. Đây cũng là yếu tố có ảnh hưởng đáng kể đến chi phí tổ chức gala dinner.
Chi phí thuê MC chuyên nghiệp có thể từ 5 đến 20 triệu VNĐ, tùy thuộc vào danh tiếng và kinh nghiệm. Ban nhạc sống hoặc DJ sẽ mang lại không khí vui tươi, với chi phí thuê từ 10 đến 50 triệu VNĐ cho một buổi tối. Các tiết mục như múa, ảo thuật, hoặc biểu diễn nghệ thuật độc đáo sẽ làm cho buổi gala dinner trở nên đáng nhớ hơn. Chi phí cho các tiết mục này có thể từ 10 đến 100 triệu VNĐ, tùy thuộc vào quy mô và tính chất đặc biệt của chương trình.
Một hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp sẽ tạo nên không gian hoành tráng và sôi động. Chi phí cho phần này có thể từ 10 đến 100 triệu VNĐ, phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu kỹ thuật.
=> Có thể bạn quan tâm: Các vị trí nhân sự tổ chức sự kiện cần có
Chi phí trang trí sự kiện
Trang trí là phần không thể thiếu khi tổ chức gala dinner, vì nó giúp tạo nên không khí sang trọng, ấm cúng, và ấn tượng cho khách mời. Chi phí tổ chức gala dinner cho phần trang trí thường bao gồm: Trang trí sân khấu và khu vực tiếp khách, chi phí cho trang trí sân khấu và khu vực tiếp khách có thể từ 10 đến 50 triệu VNĐ, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể như hoa tươi, backdrop, bóng bay, ánh sáng trang trí, và bàn ghế.
Bên cạnh đó là chi phí trang trí bàn tiệc thường bao gồm khăn trải bàn, hoa trang trí, nến, và các phụ kiện khác. Chi phí có thể dao động từ 200.000 đến 500.000 VNĐ/bàn. Ngoài ra, chi phí về các món quà nhỏ dành tặng khách mời như bút ký, sổ tay, hay các sản phẩm quảng bá thương hiệu cũng cần được dự trù chi phí, từ 50.000 đến 200.000 VNĐ/phần.
Việc tổ chức sự kiện cho dịp cuối năm là cơ hội tuyệt vời để gắn kết đội ngũ và tri ân những đóng góp trong suốt một năm làm việc. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện thành công và ấn tượng, việc lập kế hoạch chi tiết và tính toán chi phí tổ chức gala dinner là vô cùng quan trọng. Từ chi phí thuê địa điểm, dịch vụ ăn uống, chương trình giải trí, trang trí, đến quản lý sự kiện, tất cả đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tối ưu hóa ngân sách và mang lại giá trị cao nhất.
